Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es die Aufteilung der Unternehmensaufgaben nach Einzelfunktionen (z.B. einkaufen, verkaufen, produzieren) und Abteilungen zu durchbrechen. Stattdessen werden alle Tätigkeiten zu einer auf die Anforderungen und Erwartungen des Kunden ausgerichteten Wertschöpfungskette zusammengefasst.

Dieser Geschäftsprozess wird von möglichst wenigen Organisationseinheiten in möglichst wenigen EDV-Systemen abgearbeitet. Alle benötigten Daten stehen aktuell, richtig und strukturiert zur Verfügung. Ein Prozessverantwortlicher sorgt dafür, dass nicht betriebsinterne Einzelfunktionen optimiert werden, sondern dass der Kunde optimal mit seinem Produkt bedient wird. 

Konzeption der neuen Geschäftsprozesse

Zunächst werden mit der Geschäftsleitung die Ziele der Konzeption festgelegt, also welche Verbesserungspotentiale vorrangig umgesetzt werden sollen.

Ausgerichtet auf diese Ziele werden die neuen Geschäftsprozesse gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet. Es ist ganz entscheidend für den Projekterfolg, dass die Mitarbeiter hier einbezogen werden. Sie können ihre Erfahrungen und Ideen einbringen und eventuelle Gegenargumente und Vorbehalte werden im Vorfeld ausgeräumt. Akzeptanzprobleme in der Umsetzung kommen dann erst gar nicht auf.

Zunächst gibt es einen Vorschlag von Beraterseite wie die künftigen Geschäftsprozesse aussehen könnten. Diese Diskussionsgrundlage verknüpft die speziellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens mit den Branchenkenntnissen und der langjährigen Erfahrung aus anderen Beratungsprojekten.

Erfahrungsgemäß beschleunigt das die Konzeption erheblich, ohne dass neue Ideen und interne Beiträge zu kurz kommen.  

In dieser Phase werden außerdem Prozess-Kennzahlen erarbeitet, an denen sich die künftigen Prozesse messen lassen müssen.

Ergebnis der Konzeption:

• Neue Geschäftsprozesse sind abgestimmt und dokumentiert.
•  Prozesskennzahlen sind festgelegt.  

Umsetzung der neuen Geschäftsprozesse

In Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung wird der Handlungsbedarf zur Realisierung der neuen Geschäftsprozesse definiert. Die Zielgrössen der Prozesskennzahlen werden quantifiziert und der Zeit- und Kostenrahmen wird ermittelt. Aus möglichen Umsetzungsszenarien wird eines ausgewählt und die Umsetzung kann beginnen.